SAP Business ByDesign war eine Art Neustart

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Seit Dezember 2011 setzt Aqua-Concept auf SAP Business ByDesign – ein Neustart und Glücksfall zugleich. Denn ohne die Software hätte das Unternehmen die enorme Zunahme an Aufträgen nicht bewältigen können. 35 Mitarbeiter arbeiten mit der Software.

Wasser ist das Element von Aqua-Concept. Schon kurz nach der Gründung im Jahr 1991 begann für den Wasseraufbereitungsspezialisten ein rasantes Wachstum, das bis heute anhält. In der Folge eröffnete das Unternehmen zusätzliche Verkaufsbüros in Deutschland und zog in größere Büro- und Produktionsräume in Planegg bei München. 2010 kam mit der Schicht WasserAufbereitungsTechnik GmbH eine Tochtergesellschaft hinzu. Dies war auch ein wesentlicher Grund, warum kurze Zeit später die Einführung der Cloud-Lösung SAP Business ByDesign folgte. Aqua-Concept-Geschäftsführer Dr. Andreas Detig: „Durch den Zusammenschluss hatten wir zwei Warenwirtschafts- und zwei ERP-Systeme, die weder auf uns optimal zugeschnitten waren noch die notwendigen Intercompany-Prozesse abdecken konnten.“

Die Situation nahm das Unternehmen Mitte des Jahres 2011 zum Anlass eines Neustarts. Zum einen sah das Unternehmen es als besser an, dass sich alle Mitarbeiter an ein neues System anpassten. Zum anderen wollte es eine investitionssichere Software, die zur Unternehmensgröße passte und die Geschäftsprozesse von Mutter- und Tochtergesellschaft gleichermaßen würde abdecken können. SAP Business ByDesign erfüllt diese Kriterien. Darüber hinaus ersparte dessen Cloud-Technologie dem Unternehmen sowohl Anschaffungs- und Wartungsaufwand als auch sich um einen Inhouse-IT-Fachmann kümmern zu müssen. Last but not least versprach sich Aqua-Concept davon eine leichtere Anbindung seiner Außendienstmitarbeiter, da es mit der alten Software hierbei immer wieder zu Störungen kam.

Gut aufgehoben

Auch die Datensicherheit war eher ein Argument pro Cloud-Lösung. Detig: „Wir vertrauen unsere Daten schließlich dem ERP-Marktführer an, der diese in hochsicheren Rechenzentren in Deutschland und damit im deutschen Rechtsraum hostet. Unsere Daten sind also sehr gut aufgehoben – dort, wo sie sind.“ Dass das Unternehmen einige Prozesse an die Standard-Software anpassen musste, sieht Detig ebenfalls nicht als Problem. „Wir wussten, dass wir als relativ kleines Unternehmen flexibel genug dafür sind und diesen Spielraum haben. Außerdem waren die Anpassungen moderat.“

Innovationsgrad und ein breiter Funktionsumfang von SAP Business ByDesign waren dem Unternehmen wichtiger gewesen, als jeden Prozess branchen- und unternehmensspezifisch abbilden zu können. Überhaupt sei für Detig zu erkennen, dass SAP viel Energie, Prozesswissen und Erfahrung in die Software habe einfließen lassen, weshalb diese aus seiner Sicht von vorne herein viele Kundenwünsche abdecke. Angetan ist er in diesem Zusammenhang auch von dem Ideenforum von SAP, das er regelmäßig nutze. In diesem können SAP-Kunden wie Aqua-Concept neue Ansätze und Einfälle diskutieren, Verbesserungsvorschläge machen und diese auch bewerten. Wenn es gut läuft, finden diese ihren Weg in die Software. Alle diese Informationen erhält Detig als wöchentliches Update im SAP-Ideenforum.

Zusätzliches Geschäft

Seit Februar 2012 nutzt Aqua-Concept und seine Tochtergesellschaft Schicht GmbH die Software in vollem Umfang, samt allen zur Verfügung stehenden Workcenter. „Das hat uns effizienter gemacht. Ob in der Buchhaltung, in der Fertigung und Logistik oder im Vertrieb – überall ließen sich unsere Abläufe verbessern. So können wir heute beispielsweise deutlich mehr Angebote abgeben als zuvor, was uns zusätzliches Geschäft einbringt.“ Darüber hinaus lobten die Mitarbeiter die individuell anpassbaren Workcenter. Diese ermöglichten es den Mitarbeitern, immer auf der gleichen Oberfläche zu arbeiten und sich lediglich die Daten anzeigen zu lassen, die sie bräuchten. Das sei ganz nach deren Geschmack.

Bei der Umstellung auf SAP Business ByDesign galt die Maßgabe, jeden Tag lieferfähig zu sein. Einen Stillstand wollte das Unternehmen unter allen Umständen vermeiden. Daher wurde die Cloud-Lösung erst an das erste und zwei Monate später an das zweite Unternehmen angebunden, was sich als richtig erwies, denn Produktion und Vertrieb liefen währenddessen ungehindert weiter.

Auch die Stamm- und Materialdaten wurden sukzessiv überführt. Erst aus dem einen Altsystem, anschließend aus dem zweiten. Sicherheitshalber legte das Unternehmen bei Neuaufträgen die Stammdaten in SAP Business ByDesign neu an, anstatt sie aus dem alten System zu übertragen. „Das war ein Kraftakt, den wir nicht wiederholen wollten“, sagt Detig. Deshalb rät er dazu, dies möglichst Profis wie die IT-Berater von all4cloud zu überlassen. Diese würden Prozesse und Aufwände kennen und seien auch mit Besonderheiten vertraut, die bei der Zusammenführung zweier Unternehmen auftreten können.

Mehr Freiheit – mehr Varianten

In Summe ist Detig aber von der Software angetan: „Ein Pluspunkt ist sicherlich, dass sich SAP Business ByDesign, trotz dessen es sich bei ihr um eine Standardsoftware handelt, gut an die Bedarfe der Kunden anpassen lässt.“ So biete sie deutlich mehr Spielraum als die beiden Altsysteme des Unternehmens. Ein Beispiel hat er auch parat. So plane Aqua-Concept in SAP Business ByDesign für viele Artikelnummern mehrere Stücklisten zu hinterlegen. Dadurch könne das Unternehmen dem Wunsch vieler Händler nachkommen, seine Produkte mit deren eigenen Label zu versehen. Dazu würde bereits im Auftrag angegeben, dass Kunde X bei der Bestellung Y gern seinen Namen auf dem Etikett stehen hätte.

„Insgesamt können wir mit SAP Business ByDesign viel variantenreicher fertigen“, meint Detig. Die im neusten Feature Pack angebotenen Workflows erleichtern dem Unternehmen zudem Anbindung und Zusammenarbeit mit Kunden und externen Partnern. Dadurch kann Aqua-Concept von diesen zum Beispiel zeitnah Rückmeldungen über Aufträge, Bestellungen oder Lieferungen erhalten. Die offene Struktur ist auch anderweitig von Vorteil. Mithilfe eines Webdienstes (Mashup), der sich einfach an SAP Business ByDesign anbinden ließ, verwaltet das Unternehmen auch seine Dokumente effizient und strukturiert.

Die regelmäßigen Updates, die SAP für die Cloud-Lösung bietet, sieht er als positiven „Zwang“. „Dadurch sind wir immer auf dem neuesten Stand. Zugleich beschäftigen wir uns regelmäßig mit den neuen Funktionen, wodurch wir auch nachträglich noch das eine oder andere verbessert haben. In unser altes Warenwirtschaftssystem hatten wir zwölf Jahre lang keine Updates eingespielt, da der Aufwand immer sehr groß war. Dies bedeutete aber auch, dass keine neuen Funktionalitäten genutzt werden konnten. Nun liegt das Thema ‚update und seine Fehlerbehebung‘ primär bei SAP.“

Aqua-Concept blickt auf eine erfolgreiche Geschichte zurück. Das Unternehmen ist fest davon überzeugt, dass es auch die Zukunft mindestens so erfolgreich gestalten kann. „SAP Business ByDesign bietet uns die Grundlage auch in Zukunft weiter wachsen zu können“, so Detig.

http://www.aqua-concept-gmbh.eu/