Mit SAP Business ByDesign läuft es bei der Edgar Schall GmbH wie geschmiert

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Die Edgar Schall GmbH ist ein dynamisches, mittelständisches Unternehmen aus Offenbach an der Queich in der Pfalz. Es vertreibt Industrieschmier- und Industrieklebstoffe sowie weitere Serviceprodukte in Süddeutschland – und ist der größte deutsche Castrol-Vertragspartner für Industrieschmierstoffe. Seit der Gründung im Jahr 1998 setzt es konsequent auf Wachstum. Nach dem Wandel vom Handelsunternehmen zum Systempartner stand als nächstes die Optimierung der Geschäftsprozesse und Steigerung der Effizienz auf der Agenda. Dafür suchte die Edgar Schall GmbH eine neue, zeitgemäße Unternehmenssoftware.

Die Grenzen erreicht

Bislang setzte das Unternehmen auf eine kaufmännische Software für Kleinunternehmen. Die Software stieß allerdings technologisch mehr und mehr an ihre Grenzen. Sie war nicht sehr leistungsstark, langsam in der Verarbeitung großer Datenmengen und die Weiterentwickelung gestaltete sich zunehmend schwieriger. Außerdem gab das System dem Außendienst des Unternehmens keine Möglichkeit selbst zu planen. „Wir haben mehrmals versucht, unser altes System auszubauen. Das war der Versuch, aus einem Einfamilienhaus ein Mehrfamilienhaus zu machen“, erläutert Geschäftsführer Dieter Kaltenhauser heute schmunzelnd.

Die mittelständische Firma suchte nach einer zeitgemäßen Unternehmenssoftware. Diese sollte alle Geschäftsprozesse unterstützen, die Produktivität erhöhen und das weiterhin geplante Wachstum mittragen. Kundenserviceleiter Peter Medardt übernahm zusammen mit dem geschäftsführenden Gesellschafter Edgar Schall das Projekt. Sie recherchierten und besuchten Messen, um sich einen Überblick über den Markt für kaufmännische Software zu machen. Zu diesem Zeitpunkt stand die Arbeit mit der SAP-Software jedoch noch nicht zur Debatte, denn für Edgar Schall erschienen die Walldorfer zunächst nur als Lösung für größere Unternehmen.

Im Urlaub Software kennengelernt

Alt-Geschäftsführer Edgar Schall machte im Urlaub zufällig die Bekanntschaft mit einem SAP-Mitarbeiter. Dieser empfahl ihm für seine mittelständische Firma SAP Business ByDesign. Zuhause angekommen, erzählte er von der SAP-Lösung für den Mittelstand. Dieter Kaltenhauser und Peter Medardt schauten sich die Unternehmenssoftware an und waren von Anfang an von SAP Business ByDesign begeistert.

Die Entscheidung stand im Frühjahr 2014 an. Dabei wurde auch das Thema Datensicherheit in der Cloud diskutiert. Aber die Vorbehalte waren schnell vom Tisch. „Wer, wenn nicht der Marktführer, wäre in der Lage besser für die Sicherheit unserer Daten zu sorgen?“, sagte sich Dieter Kaltenhauser. Die positiven Argumente für SAP Business ByDesign waren mannigfaltig. Insbesondere war die Edgar Schall GmbH von der hohen Agilität, dem breiten Funktionsumfang sowie dem modernen Konzept der Cloud-ERP-Lösung angetan.

Die Vorteile einer Cloud-Lösung hatte das mittelständische Unternehmen anfangs gar nicht auf dem Radar. Aber das Unternehmen muss sich jetzt um die Wartung und Weiterentwicklung der Lösung nicht mehr selbst kümmern. Diese Aufgabe übernimmt SAP und der IT-Dienstleister all4cloud. So lässt sich der IT-Aufwand nachhaltig senken, ist nicht mehr abhängig von einem spezifischen IT-Berater und spart darüber hinaus auch noch viel Zeit und Geld.

Einführung ohne Unterbrechung

Das Einführungsprojekt begann dann erst im Herbst 2014. Schnell stellte sich dabei heraus, dass das Thema Stammdaten unterschätzt worden war. Die Stammdaten ließen sich nicht sauber aus dem alten System exportieren und in SAP Business ByDesign einspielen. In einem Kraftakt aller Mitarbeiter und der IT-Berater von all4cloud wurde dies jedoch gelöst.

Im Januar 2015 ging die SAP Business ByDesign live. Seitdem können alle 45 Mitarbeiter die Unternehmenssoftware nutzen. Die Umstellung lief dabei reibungsloser als erwartet. Die befürchteten Lieferausfälle blieben aus. „Wir konnten bereits am zweiten Tag die erste LKW-Lieferung zum Kunden losschicken“, resümiert Dieter Kaltenhauser. Die Lieferkette ließ sich dadurch ohne Unterbrechung aufrecht halten. Aufgrund des engen Zeitplans konnten sich die Anwender vorher nicht mit SAP Business ByDesign beschäftigen. Sie machten sich direkt mit dem Livesystem vertraut. Aufgrund der guten Usability der SAP-Lösung fiel dies aber leichter als gedacht. Mittlerweile sind alle Mitarbeiter in der Verwaltung, Produktion und vor allem im Außendienst von der einfachen und intuitiven Bedienung der Unternehmenssoftware äußerst angetan.

Vorteile im Standard

Der Mehrwert der neuen Unternehmenssoftware ist für Peter Medardt deutlich: „SAP Business ByDesign ermöglicht uns eine höhere Datenqualität.“ Der Einkauf könne zum Beispiel just-in-time geplant werden und knappe Materialvorräte würden nun frühzeitig nachbestellt. Dies zeigt, dass die Software viele Prozesse optimal unterstützt und sehr gute Standardabläufe vorgibt. Die konsequente Orientierung an Best-Practice-Prozessabläufen sieht der Kundenserviceleiter als klaren Vorteil: „Zuvor gab es beispielsweise viele Wege, eine vollständige Dokumentation zu umgehen. Dadurch war die Aufzeichnung lückenhaft und ungenau. Mit SAP Business ByDesign wird das nun vermieden.“

Laut Peter Medardt ist es dem Unternehmen gelungen, nahezu alle Abläufe mit SAP Business ByDesign zu verschlanken. Viele Arbeitsschritte seien heute einfacher, andere könnten sogar komplett eingespart werden. Die Daten werden zudem prozessbezogen abgelegt und sind vollständig dokumentiert. Dies vereinfacht die Arbeit immens und erhöht die Nachvollziehbarkeit.

Außendienst, Logistik und Geschäftsführung profitieren

Insgesamt ist die Produktivität der Edgar Schall GmbH seit der Einführung von SAP Business ByDesign stark gestiegen. Exemplarisch hierfür steht der Außendienst. Die Mitarbeiter sind nun in der Lage, ihre Touren selbstständig zu planen und zu organisieren, ohne auf interne Mitarbeiter angewiesen zu sein, die ihnen zuarbeiten. Außerdem können die Vertriebler über ein mobiles Endgerät auch von unterwegs aus jederzeit auf die Cloud-ERP-Lösung zugreifen und so alle nötigen Daten und Informationen abrufen. Dies ist nicht nur effizienter; es erhöht auch die Kundenzufriedenheit. Denn die Mitarbeiter des Außendiensts können die Kundenhistorie und die Produktpreise abrufen sowie das Portfolio einfach präsentieren. So sind die Vertriebler in der Lage, gezielt auf die individuellen Anforderungen ihrer Kunden eingehen.

Auch in der Logistik profitiert die Edgar Schall GmbH von der neuen Unternehmenssoftware. Ein Beispiel ist die Abfüllung der Industrieschmierstoffe. Dieser Vorgang lief zuvor über eine manuelle Umbuchung in der kaufmännischen Software. In SAP Business ByDesign steht dahinter heute ein automatisierter, digitaler Prozess. Wie viele Personen sind involviert? Wie viele Einheiten sollen abgefüllt werden? Mit welchen Kosten ist dieser Arbeitsschritt verbunden? Die Antworten auf diese Fragen kann die Edgar Schall GmbH heute SAP Business ByDesign entnehmen. Das ist für das Management von großem Nutzen. „Diese Informationen steigern die Effizienz und Transparenz unseres Betriebsablaufs um ein Vielfaches“, so Geschäftsführer Dieter Kaltenhauser.

Für die Geschäftsleitung bietet darüber hinaus das detaillierte Berichtswesen einen echten Mehrwert. „Es macht richtig Freude. Ich bin immer wieder erstaunt, was in puncto Auswertung mit der neuen Unternehmenssoftware alles möglich ist. Das hätteich nicht gedacht“, zeigt sich Dieter Kaltenhauser von den Analytics-Funktionen von SAP Business ByDesign begeistert. Kein Wunder, denn SAP Business ByDesign läuft auf der Datenbank SAP HANA, die viel schnellere Auswertungen und Analysen als herkömmliche Datenbanken ermöglicht.

Deutlich höhere Produktivität

Mit der SAP Business ByDesign hat die Edgar Schall GmbH eine ERP-Cloud-Lösung gefunden, die es anfänglich in dieser Form nicht gesucht hat. Die zeitgemäße Unternehmenssoftware sorgt für einfache und sichere Geschäftsprozesse, mobile Anwendungsszenarien sowie höchste Transparenz. „Wir konnten unsere Produktivität nachhaltig erhöhen und können jetzt mit der gleichen Anzahl an Mitarbeitern deutlich mehr Umsatz erwirtschaften“, erläutert Geschäftsführer Dieter Kaltenhauser. „Wir haben viele Prozesse einfacher gestaltet und das bei einer viel höheren Prozesssicherheit.“

Mit der erfolgreichen Einführung von SAP Business ByDesign mit dem IT-Dienstleister all4cloud hat die mittelständische Firma den nächsten Entwicklungsschritt getan. Die Unternehmenssoftware habe uns agiler gemacht, so Dieter Kaltenhauser. Als Systempartner für industrielle Kunden in Süddeutschland ist die Edgar Schall GmbH mit seiner neuen Cloud-ERP-Lösung nun bestens gerüstet, um das geplante Wachstum zu realisieren. Dieter Kaltenhauser äußert sich optimistisch: „Wir sind bereit für die Zukunft.“

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