IT-Sternstunden mit SAP Business ByDesign

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Die Experten von SIRIUS Consulting & Training AG beraten Menschen, die ganz genau hinschauen: andere IT-Dienstleister und IT-Mitarbeiter von Großunternehmen.

Das beginnt bei strategischen Fragen. Wie lassen sich Organisationen, Prozesse und Infrastrukturen so gestalten, dass sie die Geschäftsziele bestmöglich unterstützen? Im Fokus stehen dabei die Organisationsstrukturen und die Gestaltung der Serviceprozesse. Die Experten aus dem hessischen Hattersheim optimieren dabei die Prozesse ihrer Kunden auf Basis von SAP-Lösungen. In den Projekten entstehen immer wieder auch eigene Tools – oder „in Software gegossenes Erfahrungswissen“, wie es Vorstand Ulrich Böhmer nennt.

Seit einigen Jahren ist das Unternehmen auf Wachstumskurs. Inzwischen betreuen die 38 Mitarbeiter ihre deutschsprachigen Kunden auch im internationalen Geschäft. Die Anforderungen sind gestiegen – und die Organisationsstrukturen mussten nachziehen.

Ab in die Cloud

„Draußen beim Kunden sein, ihn individuell beraten und erfolgreicher machen: Das ist der Kern unseres Geschäfts“, sagt Vorstand Ulrich Böhmer. Doch mit dem Unternehmen sind auch IT und Verwaltung gewachsen – zu Lasten der Beratung. Mit der „Strategie 2010+“ hat sich SIRIUS Consulting deshalb klare Ziele gesetzt. Der Dienstleister will bis 2015 flexibler und effizienter werden und auch von unterwegs effektiver arbeiten. Die Basis dafür? Umfassende Cloud-Services. Für die Telekommunikation hat SIRIUS bereits auf VoIP und Co. umgestellt. Jetzt sollten auch die Geschäftsprozesse in die Wolke umziehen – von der Administration über die operativen Abläufe in Marketing und Vertrieb bis hin zum Reporting. „Wir wollten uns nicht mehr um die IT kümmern. Sie muss einfach laufen und unser Wachstum unterstützen. Dafür ist das Cloud-Modell ideal“, sagt Böhmer.

Eine umfassende ERP-Lösung sollte vor allem operative Schwachstellen beseitigen – beispielsweise beim Zahlungsausgleich. Welche Rechnung ist bereits bezahlt? Welche Buchung ist gerechtfertigt? Bislang nutzte SIRIUS ein Reporting-System auf Excel-Basis. „Ich musste jeden Monat die Zahlen zusammentragen und abgleichen. Das hat gedauert“, sagt Böhmer. Immer wieder tauchten dabei auch Posten auf, die bei der Abrechnung übersehen wurden und so erst im nächsten Monat in Rechnung gestellt werden konnten. Für den Vorstand war klar: „Das muss besser werden.“

Rundum-Sorglos-Paket

Bislang hatte SIRIUS Consulting seine IT-Infrastruktur selbst betrieben. Wirklich zufrieden waren die Berater damit aber nie. „Die Administration, der Betrieb – das alles war aufwendig und teuer“, sagt Ulrich Böhmer. „Also haben wir uns gefragt: Wer kann unsere Systeme effizienter und kostengünstiger betreiben als wir selbst? Und obendrein sicherer?“ Denn auch wenn die Server in der eigenen Firmenzentrale stehen: Einen perfekten Schutz bietet das nicht. „Als mittelständisches Unternehmen haben wir gar nicht die Ressourcen, um alle erdenklichen Sicherheitsmaßnahmen zu ergreifen. SAP schon“, sagt Böhmer.

Die Wahl für die neue ERP-Lösung fiel schnell auf SAP Business ByDesign. Auch, weil die Lösung in puncto Compliance abgesichert ist. „SAP garantiert, dass unsere Daten ausschließlich in Deutschland liegen. Die strikten Richtlinien hierzulande hält die Software zuverlässig ein“, so der Vorstand.

Seit vielen Jahren implementiert der IT-Dienstleister bereits die Lösungen von SAP bei seinen Kunden. Die Mitarbeiter kennen die Software und den Support daher sehr gut. „Wir wissen, dass wir uns darauf immer verlassen können“, sagt Böhmer.

Standards, die einfach passen

Als IT-Dienstleister blickt SIRIUS Consulting auf jahrelange Erfahrung zurück. Für Vorstand Ulrich Böhmer war es daher ein besonderes Anliegen, bei der Implementierung der neuen Lösung alle Fäden in der Hand zu behalten. „Wir haben einen Partner gesucht, der uns punktuell unterstützen kann und uns dazu befähigt, möglichst viel selbst zu machen. Die Experten von all4cloud stehen uns immer mit Rat und Tat zur Seite, wenn wir mal nicht weiter wissen sollten“, sagt Böhmer.

Gemeinsam entwickelten Partner und Kunde einzelne Arbeitspakete, die SIRIUS eigenständig umsetzte. In wöchentlichen Meetings besprach das Team Fehler und klärte offene Fragen. „Auf diese Weise haben wir SAP Business ByDesign schon bei der Einführung sehr gut kennengelernt und konnten danach direkt loslegen“, sagt Böhmer.

Auch wenn das System längst läuft, steht Partner all4cloud immer bereit. Böhmer: „Wenn ich beispielsweise wissen möchte, wie ich die Gewerbesteuervorauszahlung einrichten kann, schreibe ich eine kurze E-Mail und schon bald weiß ich Bescheid.“ Das Geheimnis der reibungslosen Implementierung? „Unsere Prozesse konnten wir fast komplett im Standard abbilden, nur bei der Reisekostenabrechnung haben wir uns umgestellt. Die Abläufe sind heute klarer denn je und sehr effizient“, so Böhmer.

Überall zur Stelle

SIRIUS Consulting steuert heute sein gesamtes Geschäft in der integrierten ERP-Lösung. Alles läuft nach eindeutigen Standards ab – von der Auftragsannahme bis zur Rechnungsstellung. Mitarbeiter erkennen jederzeit, welche Informationen sie noch eingeben müssen, bevor der nächste Arbeitsschritt angestoßen wird. So kann niemand mehr etwas übersehen.

Wie wichtig das ist, zeigt ein Beispiel: „Wir haben natürlich auch unser Zahlungsmanagement inklusive E-Banking integriert“, sagt Ulrich Böhmer. „Dabei entdeckten wir eine Handvoll ungerechtfertigter Lastschriften. Im Tagesgeschäft kann so etwas schon einmal unter den Tisch fallen und bares Geld kosten.“ Heute hat der Vorstand alles im Blick.

Auch der Steuerberater freut sich: Er kann sich auf sein Kerngeschäft konzentrieren. Denn alle Rechnungen bucht SIRIUS jetzt wieder selbst – weil es schnell und einfach geht. Manuelle Erfassungsbelege sind so gut wie gar nicht mehr notwendig.

Zeiten und Spesen können Mitarbeiter heute einfach per Smartphone oder Tablet eintragen. Eine mobile App macht es möglich. „In der Anwendung gab es mal einen kleinen Fehler“, sagt Böhmer. „Den habe ich gemeldet und nach kurzer Zeit hat SAP die App angepasst – klasse!“ Die mobilen Dashboards haben es dem Vorstand besonders angetan: „Sonntags auf dem Sofa sehe ich mal eben die offenen Posten oder die Demand-Statistik durch. Oder ich sitze beim Kunden vor Ort und prüfe, was er in der Vergangenheit schon bestellt hat.“

Informationen auf Knopfdruck

Der Kern von SIRIUS Consulting ist das Projektgeschäft. Und das hat mit SAP Business ByDesign enorm gewonnen. Die Prozesse sind im Wesentlichen die gleichen geblieben – aber sie laufen deutlich schneller ab. Heute braucht kein Mitarbeiter mehr umständlich Tabellen hin- und herschicken oder lange auf eine Freigabe warten. Ist ein Projektschritt erledigt, erfährt der zuständige Kollege automatisch, dass er an der Reihe ist.

Ob Kontakt-, Projekt- oder Finanzdaten: Alle Informationen stehen heute zentral bereit. Immer aktuell, immer zuverlässig. Unnötige Aufwände durch Mehrfacheingaben fallen weg. „Für Unternehmen unserer Größe ist diese komplette Integration von der Personalverwaltung bis zum Berichtswesen ein enormer Vorteil“, sagt Böhmer. Excel-Listen gibt es bei SIRIUS heute überhaupt nicht mehr. „Sogar den Versand der Weihnachtskarten organisieren wir mit SAP Business ByDesign“, sagt der Vorstand. Auch der Vertrieb profitiert: Prozesse und Zuständigkeiten sind klar definiert, die Schlagzahl ist höher denn je. Und die Angebote gehen früher an die Kunden.

Was die Geschäftsleitung von der Software hat? Vor allem mehr Transparenz und weniger operative Arbeit. „Die Zahlen sind einfach da. Ich kann mich um die Dinge kümmern, auf die es wirklich ankommt: unsere Kunden und die Weiterentwicklung des Unternehmens“, schließt Böhmer.

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