Holidu bildet komplexe Buchungslogik in Cloud ERP ab

Die Success Story des all4cloud-Kunden Holidu auf dem Weg zum „intelligent Enterprise“

Als eine der führenden Suchmaschinen vergleicht Holidu die Angebote aller wichtigen Ferienwohnungsportale und ermöglicht direkten Zugriff auf sage und schreibe 9.277.678 Ferienunterkünfte. Nutzer schätzen den blitzschnellen, transparenten und umfassenden Preisvergleich. Mit SAP Cloud ERP – SAP Business ByDesign setzt Holidu auf eine hoch skalierbare ERP-Lösung aus der Cloud, mit der sich das Unternehmen hervorragend im internationalen Geschäft aufstellt. Darüber hinaus hat sich Holidu für den Einsatz der SAP Cloud Platform Integration entschieden. Die Zielsetzung lautet: Die Agilität kontinuierlich steigern.

Die Erfolgsgeschichte von Holidu begann 2014. Die Brüder und Gründer Johannes und Michael Siebers stellten bei ihrer Urlaubsplanung fest, dass oft ein und dasselbe Ferienhaus auf mehreren Buchungsportalen auftaucht – jedoch mit unterschiedlichen Preisen und Verfügbarkeiten. Schnell lag die Frage auf der Hand: Wenn ein Preisvergleich für Flüge und Hotels den Internetnutzern heutzutage maßgeblich erleichtert wird, sollte dieses Prinzip doch sicher auf auf den so beliebten Ferienhausmarkt übertragbar sein? Die Brüder haben daraufhin eine Metasuchmaschine entwickelt, mit der Interessenten alle Angebote in einer einzigen Suche finden und auch buchen können. Dies war die Geburtsstunde von Holidu – der Suchmaschine für Ferienhäuser und Ferienwohnungen.

Rasantes Wachstum in wettbewerbsintensiven Märkten

Seither hat das junge Unternehmen eine rasante Entwicklung genommen. Im hart umkämpften Ferienhausmarkt ist Holidu stark gewachsen und mittlerweile in zahlreichen Märkten aktiv. Dies erforderte Investitionen in eine moderne Cloud ERP Lösung, um durchgängig hoch skalierbare, automatisierte Prozesse zu etablieren. „Innerhalb von drei Jahren konnten wir unser Business auf 21 internationale Märkte ausweiten. Parallel ist auch unser Team auf weit über hundert Mitarbeiter gewachsen“, erklärt Johannes Siebers, einer der Gründer der Holidu GmbH.

Heute verzeichnen wir hunderte Partnerschaften sowie zehntausende internationale Kunden pro Monat, verschiedene Bezahlmodelle und Währungen inklusive. Das macht unser grenzüberschreitendes Geschäftsmodell komplex. Daher haben wir für unsere Buchhaltung ein skalierbares und flexibles System gesucht. Wir haben uns für SAP entschieden, da es entsprechend ‚mitwachsen‘ kann und unser Wachstum gut abbildet.

Cloud is the way to go bei Holidu

Gesucht war auch ein Implementierungspartner, der schnell, digital und agil arbeitet und genauso technologiebegeistert ist wie Holidu selbst. Gefunden haben die Projektverantwortlichen die 100%ige Cloud Company all4cloud aus Viernheim, die für die Einführung der ERP-Lösung verantwortlich zeichnete.

Als junges Online-Unternehmen ist es uns wichtig, dass über den Betrieb einer Cloud-Lösung langwierige und kostenintensive Aufwendungen entfallen und wir mehr Zeit in unser Kerngeschäft investieren können,

erklärt Michael Siebers, Mitgründer von Holidu, die Entscheidung für die Cloud-Lösung SAP Business ByDesign.

Automatisierte und transparente Buchungsprozesse

Holidu deckt mit der neuen Cloud-Lösung alle Prozesse in der Finanzbuchhaltung und Treasury in der Firmenzentrale München ab. Zuvor herrschte bei Holidu noch das klassische „Start-up“-Flair: Es gab nur wenige etablierte Prozesse, viele Entscheidungen wurden ad-hoc getroffen. Zudem verursachte der Einsatz manueller Lösungen eine eingeschränkte Datentransparenz. Die meisten Mitarbeiter in Buchhaltung und Controlling waren mit der reinen Datenbeschaffung und Qualitätsprüfung ausgelastet. Dies hatte zur Folge, dass das Unternehmen einen Großteil der Buchhaltung auslagern musste. Michael Siebers über die damalige Zeit:

Als wir im Juli 2014 an den Start gingen, haben wir uns in einem kleinen Team mit gerade einmal drei Personen um alles selbst gekümmert. Rechnungen haben wir im Schuhkarton gesammelt und dann per Post einmal im Monat zum Steuerberater geschickt. Aber uns war von Anfang an klar, dass wir schnell international wachsen werden und unsere Strukturen entsprechend skalierbar aufbauen müssen.

Genau so sollte es kommen. Mit der Einführung der Cloud-Lösung konnte Holidu alle zuvor ausgelagerten Finanzfunktionen zurück ins Unternehmen holen. Dementsprechend ist nicht nur die Stellung der Finanzabteilung gewachsen. Mitgewachsen ist auch das Team, das heute auf Knopfdruck alle Prozesse und Funktionen der neuen Systemlandschaft bereitstellt.

Tieftauchen im Datenpool

Der Fokus liegt bei Holidu nun vermehrt auf einer detaillierten Datenanalyse und einer eingehenden Interpretation der Ergebnisse. Auf der Grundlage der integrierten Cloud-Lösung kann die Finanzabteilung das Management gezielt unterstützten. So ließen sich durch automatisierte Prozesse das Monats- und Quartalsreporting um einige Tage nach vorne verlegen. Ein weiteres Plus: Tausende Zahlläufe erstellt Holidu nun vollautomatisch. „Wir erfassen monatlich alle Ist-Zahlen aus der Finanzbuchhaltung, sämtliche Kostenstellen, Fremdwährungsbewertungen sowie komplexe Verrechnungen unter den einzelnen Geschäftsbereichen und übertragen diese an unser internes Controlling“, erklärt Katharina Wintermeier, Teamlead Accounting bei Holidu, diesen Prozess. Holidu setzt neben SAP Business ByDesign ein eigens entwickeltes System ein, das Leistungskennzahlen aus der technisch umfangreichen Systemlandschaft erfasst und analysiert. „So erzeugen wir eine perfekte Kombination aus Leistungs- und Finanzcontrolling bei voller Kostentransparenz. Eine solide Datenbasis, auf der wir das Unternehmen global gezielt steuern können“, ergänzt Dr. Alexander Stimpfle, Head of Finance, das Szenario.

Regelmäßige Reportings für die Geschäftsleitung sind nun per Mausklick möglich. Das Controlling erstellt aus den wichtigsten Kennzahlen einen aggregierten Bericht, der alle Daten bereitstellt.

Bekommen wir Rückfragen zu bestimmten Umsatzzahlen oder wie sich einzelne Kostenblöcke zusammensetzen, können wir auf Knopfdruck im Datenpool tieftauchen und präzise die erforderlichen Informationen liefern, ohne lange Buchungstabellen ausspielen zu müssen,

erklärt Stimpfle den Vorzug der integrierten Cloud ERP-Landschaft. Insgesamt könne die Finance-Abteilung deutlich besser ein so stark wachsendes Geschäft abbilden, das auch vor Ländergrenzen keinen Halt macht, davon ist der Finanzexperte überzeugt.

Agilität ist Trumpf

Als Suchmaschinenanbieter für Ferienhäuser arbeitet Holidu mit zahlreichen Partnern zusammen. Diverse Bezahlmöglichkeiten internationaler Kunden erfordern viele Schnittstellen. Essentiell war es deshalb, dass Holidu die schiere Flut an Zahlungsströmen, die aus unterschiedlichen Bezahlsystemen anfallen, sicher und zuverlässig an eine performante ERP-Lösung anbindet. Auch das Know-how in puncto Softwareentwicklung, die das Unternehmen auszeichnet und erfolgreich macht, sollte in die neue Infrastruktur einfließen. Deshalb hat all4cloud neben SAP Business ByDesign auch die SAP Cloud Platform Integration eingeführt. Mit dieser bindet Holidu flexibel und nach Bedarf neue Lösungen an und passt so sein Geschäft schnell an Marktveränderungen an. „Unser besonderes Geschäftsmodell mit der daraus resultierenden komplexen Buchungslogik stellte die SAP-Berater von all4cloud und uns selbst vor große Herausforderungen“, erklärt Alexander Stimpfle. Wir mussten diese Logik mit der SAP-Funktionsweise verheiraten und gleichzeitig noch einen pragmatischen, skalierbaren Weg beibehalten. Das erzielte Ergebnis entspricht unseren Erwartungen.“

Eine Besonderheit im Projektverlauf stellte deshalb die Schulung der Holidu-Mitarbeiter seitens der SAP-Spezialisten von all4cloud dar. Zielsetzung war es schließlich, dass diese fortan die Plattform eigenständig nutzen, bei der technischen Implementierung und maßgeschneiderten Anpassung voll integriert sind und eng mit der Fachabteilung zusammenarbeiten. Und das ist laut Stimpfle auch gelungen:

Mittlerweile hat sich einer unserer Entwickler das Prozesswissen in der Buchhaltung sowie die Programmierlogik des SAP-Systems angeeignet und passt das ERP-System sukzessive an. Befehle, die sonst Mitarbeiter per Mausklick in SAP Business ByDesign auslösen, laufen nun komplett automatisiert ab.

Und selbst für den Fall, dass einmal ein Vorgang fehlschlägt, hat der Experte bereits Prüfroutinen und Agenten programmiert, um auf Abweichungen umgehend zu reagieren.

Professionell, transparent und zukunftssicher

Das Finanzbuchhaltungssystem macht die Vorteile zuverlässigen Cloud ERP-Lösung besonders deutlich: Holidu verrechnet Leistungen zwischen Unternehmensbereichen für erbrachte Dienstleistungen nun weitestgehend automatisch. Die neue Lösung zeigt präzise auf, welcher Aufwand für welche Sparte der Firmengruppe betrieben wurde und erleichtert dank einfacher Erweiterbarkeit die Kundenbuchhaltung. Insgesamt konnte das Unternehmen ein performantes „Rückgrat“ für die Organisation etablieren, welches Standardprozesse mit maßgeschneiderten Anwendungen vereint und so das Geschäftsmodell exakt abbildet.

Überzeugend fand Holidu überdies den Support über das gesamte Einführungsprojekt hinweg. Über einen „kurzen Draht“ zum all4cloud-Team ließen sich Fragen unbürokratisch beantworten und Fehler schnell lösen.

Die Zusammenarbeit hat mir sehr gut gefallen. Meine Ansprechpartner kannten sich nicht nur in Sachen SAP prima aus, sie verfügten darüber hinaus über das notwendige Fachwissen. So konnte ich in meiner Unternehmenssprache meine Anliegen direkt adressieren und fühlte mich von Projektbeginn an gut aufgehoben,

betont Katharina Wintermeier die menschliche Komponente, die in einem solch anspruchsvollen Projekt von zentraler Bedeutung ist.