Aug 23
dezentral ist ideal für sap business bydesign

Dezentral ist ideal für ERP-Systeme aus der Cloud

SAP-Beratungsunternehmen Krause & Schopp führte SAP Business ByDesign ein

Die Prozesse passen wieder – SAP Business ByDesign ist für Krause & Schopp die solide Basis für mehr Wachstum und eine dezentrale Arbeitsweise.

Das Unternehmen Krause & Schopp

Starkes Wachstum, Projekte in ganz Deutschland – und Geschäftsprozesse, die dazu nicht mehr richtig passten. In dieser Situation befand sich das auf SAP spezialisierte Beratungsunternehmen Krause & Schopp Integration Management GmbH, das die Bezahl- und Vergütungsabläufe bei Versicherungen optimiert. Höchste Zeit, die eigenen Prozesse auf den Prüfstand zu stellen – um dem Wachstum und der dezentralen Arbeitsweise besser gerecht zu werden. Der SAP-Spezialist entschied sich dafür, auch bei sich selbst SAP einzusetzen. Wir begleiteten Krause & Schopp bei der Implementierung in einem nur zweieinhalb Monate dauernden Projekt.

Erwartungen erfüllen: Projekte für Versicherungen und den europäischen Zahlungsverkehr umsetzen

Stephan Haack, Managing Consultant bei Krause & Schopp, erklärt:

Unser Ziel ist es, die Bezahlprozesse zwischen Versicherern, Maklern und Kunden so einfach wie möglich zu gestalten.

Derzeit kümmern sich zehn festangestellte Kollegen und ein Netzwerk aus 30 freien Mitarbeitern um entsprechende IT-Projekte in Deutschland. Sie beraten Versicherungen sowohl fachlich als auch technisch hinsichtlich der Module SAP Inkasso und Exkasso (Financial Services & Disbursements, SAP FS -CD) und SAP Incentive & Provisions-Management (SAP FS -ICM). Dies beinhaltet auch Themen wie Zahlungsverkehrsstrategie, Facharchitektur, Fachprozesse, Systemarchitektur, Security, Betriebsoptimierung sowie In-/Exkasso-Strategien.

Krause & Schopp, gegründet 2005, wirkte entscheidend mit bei der europaweit größten SAP FS -CD-Einführung in einer großen Versicherung und unterstützte seine Kunden
maßgeblich bei der SEPA-Einführung und Verwirklichung des europäischen Zahlungsverkehrs.

Entscheidend ist der Standort des Kunden

Stephan Haack:

In unserer Branche arbeiten wir dezentral. Entscheidend für den Einsatzort der Mitarbeiter sind die Standorte unserer Kunden, weil wir diese in teilweise mehrjährigen Projekten direkt und vor Ort unterstützen.

Umso wichtiger ist es, dass Prozesse und Informationen zentral und einheitlich zur Verfügung stehen. Der Zugriff muss von überall her möglich sein. Nach dem starken Wachstum der vergangenen Jahre war es schwieriger geworden, die eigenen Prozesse effizient zu steuern, berichtet Stephan Haack:

Bis dato setzten sich unsere Geschäftsabläufe aus diversen einzelnen Systemen und Datenbanken zusammen.

Es galt, diese in ein einheitliches und möglichst schlankes ERP-System zu überführen, um an einem Ort einheitliche Prozesse und Daten zu erhalten.

Extrem schnelle Einführung

Als ein auf SAP-spezialisiertes Beratungshaus lag es für Krause & Schopp nahe, auch selbst SAP einzuführen. Wegen der dezentralen Arbeitsweise war außerdem klar, dass es mit dem schlanken und für kleinere Unternehmen geeigneten Cloud ERP-System SAP Business ByDesign am besten funktionieren würde. Über eine Empfehlung kam dann schnell der Kontakt uns zustande. Zwischen Februar und April 2016 lief die Einführung, berichtet all4cloud-Berater Ulrich Hoffmann:

Es war ein extrem strukturiertes und reibungsloses Projekt, weil die Experten von Krause & Schopp sich so gut mit SAP auskennen.

Prozesse einheitlich, agil und effizient – Klare Zuordnung von Verantwortlichkeiten und Rollen

Mit der Einführung von SAP Business ByDesign wurden bei Krause & Schopp keine wesentlichen Prozesse neu eingeführt, aber alle bestehenden Prozesse in die Cloud überführt und optimiert. Dabei waren Anpassungen nur in geringem Maß notwendig, berichtet Stephan Haack:

Die einzelnen Prozesse ließen sich inhaltlich über die Möglichkeiten des Customizing an unsere Anforderungen anpassen. Es gab aber keine grundlegenden Wünsche über bestehende Funktionalitäten hinaus.

Die mit SAP Business ByDesign befassten Mitarbeiter wurden in mehreren Ganztagesworkshops bei all4cloud in Viernheim geschult. In begrenztem Umfang waren Schulungen von End-Usern notwendig. Das ging ganz einfach über Telefon- und Webkonferenzen.

Etwa 50 Prozesse decken alles ab

Bei dem SAP-Beratungsunternehmen laufen derzeit in SAP Business ByDesign etwa 50 Prozesse aus den Bereichen Stammdatenmanagement, Auftrags- und Projektmanagement, Zeiterfassung, Spesenabrechnung, Finanzbuchhaltung, Einkauf, Korrespondenzen, Kampagnenmanagement und Berechtigungsmanagement. Aktuell arbeiten bei Krause & Schopp zehn Mitarbeiter in verschiedenen Rollen mit SAP Business ByDesign. Den Mitarbeitern steht für die Erfassung der Projektzeiten die mobile App Project to Go zur Verfügung. Die Key User nutzen die App SAP Business ByDesign. Zusätzlich erfassen die ersten freien Mitarbeiter ihre Zeiten als externe User direkt online in SAP Business ByDesign.

Mit der neuen Cloud-Lösung sind die Prozesse einheitlich und außerdem agiler, effizienter sowie besser handhabbar. Sie erlauben eine sehr klare Zuordnung von Verantwortlichkeiten
und Rollen. Das neue Cloud ERP-System bietet Krause & Schopp eine bessere Darstellung und Übersicht, beispielsweise bei der Reisekostenabrechnung und bessere Möglichkeiten bei Controlling und Reporting und somit der Steuerung der Prozesse.

Außerdem haben wir nun eine skalierbare Lösung, die mit dem Unternehmen mitwächst!

So freut sich Stephan Haack. Einen Vorteil sieht man bei Krause & Schopp schließlich darin, dass das Cloud ERP-System direkt bei SAP gewartet und weiter entwickelt wird, was die Kosten kalkulierbar und planbar macht.

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Henrik Hausen

Mit über 20 jahren ERP-Erfahrungen mit Leib und Seele Unternehmensprozessen und deren Optimierung verschrieben. Ich bin überzeugt: Der Weg in die Cloud ist der einzige mit Zukunft.