Dez 08
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DMS Anbieter Kendox erleichtert das Dokumentenmanagement in der Cloud

all4cloud hat einen neuen spannenden Partner gewonnen: der DMS (DMS = Dokumentenmanagementsystem) Anbieter Kendox AG entwickelt seit 2004 moderne flexible und benutzerfreundliche Standardsoftwarelösungen für Dokumentenmanagement, gesetzeskonforme Archivierung, Scanning, Eingangspostbearbeitung, E-Mail Compliance uvm. – alles Qualitätssoftware «made in Switzerland».

Zusammen mit dem DMS Anbieter Kendox bietet all4cloud ab sofort ein attraktives Produkt-Paket: mit dem Cloud ERP SAP Business ByDesign können Unternehmen ihre Geschäftsprozesse effizient managen und mit Kendox InfoShare stellen Sie darüber hinaus sicher, dass alle ihre Dokumente revisionssicher und gesetzeskonform im Dokumentenarchiv verwaltet werden. Manfred Terzer, Geschäftsführer der Kendox AG:

Wir freuen uns, unser Partnernetzwerk nun mit einem so erfolgreichen Unternehmen wie all4cloud zu ergänzen.

 

Eine umfassende DMS/ECM Lösung, nahtlos integriert ins Cloud ERP

Für Unternehmen, die das Management von elektronischen Dokumenten, Informationen, Akten und Prozessen nachhaltig optimieren wollen – und das vollständig integriert in ihr Cloud ERP SAP Business ByDesign – ist die Kendox InfoShare Produktfamilie eine sehr gute Lösung. Das Augenmerk von Kendox liegt hierbei auf der sehr hohen Skalierbarkeit und Offenheit des Gesamtsystems. So können sowohl kleinere Teams und Arbeitsgruppen als auch unternehmensweite Anwendungen abgebildet werden. Alles erfolgt für die SAP Business ByDesign Anwender über ihre gewohnte ERP-Oberfläche.

Eine rechtssichere und gesetzeskonforme Verwaltung im Dokumentenarchiv läuft wie folgt ab:

  1. Dokumente werden erfasst,
  2. im DMS (unter Berücksichtigung von Compliance Richtlinien) archiviert und
  3. mit bestehenden Geschäftsprozessen integriert.

Zusätzlich werden Dokumente mit bestehenden Fachanwendungen integriert, können mit verschiedenen Standardanwendungen verwaltet werden und der mobile Zugriff rund um die Uhr ist ebenfalls sichergestellt.

Tschüss Dokumentenverlust & E-Mail-Flut, hallo modernes Workflow-Management

Insbesondere zur Einhaltung der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) ist es für Unternehmen enorm wichtig, ihre Prozesse im Umgang mit Dokumenten zu optimieren und klar zu definieren. Werden Dokumente hauptsächlich per E-Mail verteilt, sind Dokumentenverluste vorprogrammiert und eine revisionssichere und gesetzeskonforme Ablage quasi unmöglich.

Von der Integration von Kendox InfoShare hat Kendox bereits mehr als 600 Unternehmen erfolgreich überzeugt und ihnen einen wesentlichen Nutzen ermöglicht: Den Anwendern wird dabei geholfen, Dateien effizient abzulegen, revisionssicher zu archivieren und vor allem schnell und einfach wieder zu finden. Henrik Hausen, CEO bei all4cloud:

Henrik HausenMit der Lösung bietet Kendox ein sehr hohes Maß an Qualität, was sich ebenfalls in der Kommunikation und Zusammenarbeit mit den Personen im Unternehmen widerspiegelt. Kendox ist der Partner unserer Wahl, wenn unsere Kunden und Interessenten ein DMS für SAP Business ByDesign benötigen.

Was können sich Anwender unter optimierten Prozessen im Umgang mit Dokumenten vorstellen?

Klar definierte Arbeitsabläufe und ein ausgeklügeltes Berechtigungssystem stellen sicher, dass abgelegte oder bearbeitete Dokumente automatisch an die dafür (mit-)verantwortlichen Personen oder Abteilungen im Unternehmen übermittelt werden.

Mit dem integrierten Vorgangs-Manager wird ganz klar definiert:

  • Wie sehen Bearbeitungsvorgänge in Bezug auf den Umgang mit Dokumenten aus?
  • Wie gestalten sich ereignisbezogene Bearbeitungsvorgänge?
  • Wie, wann von wem werden die Vorgänge ausgeführt?
  • Was wird wie dokumentiert und wo abgelegt?

Mit dem «InfoShare Process Manager» werden solche Abläufe vordefiniert, sodass wiederkehrende Prozesse immer gleich ablaufen und klar ist:

  • An welchem Punkt befindet sich der Gesamtprozess gerade?
  • Wer ist gerade für den Prozess verantwortlich?

Ein «Klassiker» dafür ist der Prozess zur Bearbeitung von Eingangsrechnungen («Kreditoren-Workflow»). Hier können Dokumente beispielsweise mit Kendox InfoShare gescannt und klassifiziert werden. Relevante Informationen (z.B. Lieferant, Rechnungsdatum, Rechnungssumme etc.) können – ebenfalls mit Kendox InfoShare – automatisch aus dem digitalisierten Dokument ausgelesen und für die weitere Verarbeitung verwendet werden. Das Dokument wird dann in den eigentlichen «Freigabeprozess» weitergegeben. Je nach Kundenwunsch kann dieser Prozess entweder mit Kendox InfoShare abgebildet sein oder auch von SAP Business ByDesign gesteuert werden. Der Zugriff auf die gescannten Rechnungen ist dabei selbstverständlich immer möglich – auch direkt aus SAP Business ByDesign heraus.

Ähnlich kann auch die Archivierung von ausgehenden Belegen ablaufen. Dokumente, die innerhalb von SAP Business ByDesign erstellt werden – z.B. Angebote, Auftragsbestätigungen oder Rechnungen – werden automatisch im Archiv abgelegt und mit den relevanten Indexinformationen versehen. Damit ist sichergestellt, dass sowohl aus SAP Business ByDesign aus dem jeweiligen Kontext heraus direkt auf die relevanten Dokumente zugegriffen werden kann als auch ein Zugriff direkt über den mobilen Web Client von Kendox InfoShare auf den Dokumentenbestand möglich ist.

Dabei können sich Unternehmen, die Kendox InfoShare nutzen, an Best Practice Prozessen orientieren, aber auch individuell agieren und ihre Workflows von Grund auf neu entwerfen. Nach der Integration werden diese Arbeitsabläufe konsistent ausgeführt und dokumentiert. Darüber hinaus bleibt auch Raum für Spontanität: Benutzer können bei Bedarf individuelle Abläufe ad-hoc definieren, wenn es zum Beispiel darum geht, festzulegen, welchen Weg ein Dokument durchlaufen muss, um letztendlich freigegeben zu werden. Ob vordefiniert oder ad-hoc: Alle relevanten Dateien wie E-Mails, Dokumente und andere elektronische Medien werden den jeweiligen Fällen direkt zugeordnet. Dabei ist es unerheblich, wie die Dokumente ins System kommen. Das Einscannen von Dokumenten wird ebenso unterstützt wie die manuelle Archivierung von Dokumenten und Emails aus den Standard-Anwendungen wie z.B. Microsoft Office oder Outlook oder das automatische Ablegen von Inhalten aus Fachanwendungen wie bspw. dem ERP. Die Archivierung und Langzeitspeicherung von Dokumenten erfolgt für SAP Business ByDesign-Kunden wie gewohnt in Deutschland. Allerdings nicht bei SAP selbst, sondern in einem zertifizierten Rechenzentrum von Kendox. Dort wird der «InfoShare Cloud Archive Service» betrieben. Dokumente im «InfoShare Cloud Archive Service» werden gesetzeskonform archiviert; Änderungen an Dokumenten können nachvollzogen werden und es ist ebenfalls jederzeit nachvollziehbar, was mit einzelnen Dokumenten passiert ist. Das gibt Unternehmen die Sicherheit, dass sie wirklich alles unter Kontrolle haben.

Produkt-Highlights Kendox InfoShare

  • Umfassende DMS/ECM Lösung inkl. Vorgangsmanagement
  • Prozessmanagement für Akten und Dokumente
  • Revisionssicheres Archiv
  • Integration mit Fachanwendungen (z. B. SAP Business ByDesign) über offene Web-API
  • Offene Architektur basierend auf Microsoft .NET
  • Web Services und WCF Interface
  • Mobile Nutzung inklusive (HTML5 Client ist im Standard dabei)

Über den DMS Anbieter Kendox

Kendox mit Standorten in der Schweiz, Deutschland und Österreich entwickelt seit 2004 moderne, flexible und benutzerfreundliche Standardsoftwarelösungen für Dokumentenmanagement, gesetzeskonforme Archivierung, Scanning, Eingangspostbearbeitung, E-Mail Compliance, Workflow, IBM i Series (AS/400) und digitale Akten.

Die Kendox InfoShare Produktfamilie ist für die Installation beim Kunden oder für den Einsatz als Cloud Service ausgelegt. Kendox Business Cloud Lösungen umfassen voll standardisierte Cloud Services für Archivierung und Dokumentenmanagement sowie weitere Angebote, die Kunden einen stufenweisen Einstieg in die Nutzung von Business Cloud Lösungen ermöglichen.

Der Hauptsitz der Kendox AG ist in Oberriet (Schweiz). Niederlassungen sowie Vertriebs- und Beratungsstandorte befinden sich in Wien (A), Westheim (D) und an etlichen weiteren Orten in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Kendox arbeitet eng mit einem Netzwerk von qualifizierten Partnern zusammen und betreut mehrere hundert Kundeninstallationen.

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Charline Luebkemann

Digital Marketing & Sales Managerin und kreativer Kopf bei all4cloud. Ich tüftle, konzipiere, schreibe, plane, manage rund um die spannenden Themen Cloud, IoT, Digital Business & Industrie 4.0. Mein Ziel: Antworten auf Ihre Fragen finden und in kreativen Medienformaten zugänglich machen.