NC Group: Bildet Kernprozesse komplett mit SAP-Standard ab

Mit all4cloud und SAP Cloud ERP gut für die Zukunft gerüstet

Die Mitarbeiter der Unternehmen der NC GROUP sind europaweit im Auftrag ihrer Kunden unterwegs. Sie messen, optimieren, steuern, planen und errichten Mobilfunknetze. Zu Ihren Kunden gehören Netzbetreiber, Planungsbüros, Öffentliche Auftraggeber, Objekteigentümer und Behörden. Mit SAP Business ByDesign nutzt die Firmengruppe nun eine ERP-Lösung aus der Cloud. Das bedeutet: standardisierte Abläufe in der Buchhaltung, zuverlässige Auswertungen, eine schnellere Projektabwicklung und ein optimiertes Personalmanagement. Grundlagen, die sicherstellen, dass die NC GROUP auch künftig profitabel weiterwachsen kann.

Die Unternehmen der NC GROUP sind unabhängige, inhabergeführte Firmen, mit Hauptsitz in Berlin. Zum Verbund zählen NET CHECK, NC PLAN und NC SYSTEMS. Alle Niederlassungen der Gruppe erbringen Dienstleistungen im Bereich der Nachrichtentechnik und mobiler Funknetze für eine internationale Kundschaft. Das Spektrum des Verbundes ist dementsprechend vielfältig: Es erstreckt sich vom Planen und Errichten von Funknetzen, dem Messen, Bewerten und Verbessern der Netzqualität, über die eingehende Beratung als Systemintegrator, bis hin zur Qualitätssicherung. Der Mehrwert für die Kunden besteht darin, dass die Mitglieder der NC GROUP schnell und unkompliziert auf vorhandenes Know-how und Kapazitäten der angegliederten Firmen zugreifen können. Dies garantiert ein breitgefächertes Portfolio und größtmögliche Flexibilität bei der individuellen Auftragsabwicklung.

SAP Cloud ERP unterstützt Wachstum und Internationalität

Was dem Pioniergeist einiger Studenten vor über 20 Jahren entsprang, ist mittlerweile zu einem europaweit tätigen mittelständischen Unternehmen mit ca. 100 Mitarbeitern herangewachsen. Gewachsen sind damit auch die Anforderungen an durchgängige und einheitliche Geschäftsprozesse, um die Firmengruppe anhand zuverlässiger Auswertungen zu steuern. Buchhalterische Abläufe, welche die NC GROUP in der Vergangenheit aufwendig über Insellösungen in Zusammenarbeit mit ihrem Steuerberater abwickelte, sollten künftig in einem leistungsfähigen ERP-System gebündelt und abgebildet werden. Steffen Schewe, Kaufmännischer Leiter und SAP Administrator der NC GROUP fasst zusammen:

„Im Zuge unseres Wachstums haben wir uns entschieden, SAP Business ByDesign einzuführen. Mit der Cloud ERP-Lösung haben unsere europaweit tätigen Mitarbeiter jederzeit und von überall aus Zugriff auf ihre Projekte, Aufträge und Arbeitszeiten. So können wir die Projektabwicklung, unsere Buchhaltung und das Personalmanagement über die gesamte Firmengruppe hinweg beschleunigen und optimieren.“

NC GROUP lebt vom Projektgeschäft

Mobil, schlank, schnell. So müssen die Geschäftsprozesse bei NC GROUP im internationalen Projektgeschäft ablaufen. Und das tun sie mit SAP Business ByDesign. Deutlich wird dies an der Arbeitsweise der zahlreichen Mitarbeiter, die Tag für Tag europaweit mit Messfahrzeugen unterwegs sind und die Qualität von Funknetzen messen. Dank der SAP Cloud ERP-Lösung erfassen diese ihre Arbeitszeiten einfach über eine mobile App via Smartphone und buchen die Zeiten direkt auf die zugehörigen Projekte, die in SAP Business ByDesign angelegt sind. Schewe:

Wir leben vom Projektgeschäft. Insofern profitieren wir von diesen einfachen, zeitnahen und sehr direkten Abläufen außerordentlich.

Zuvor erfassten die Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten auf Zetteln, die sie per E-Mail an die Firmenzentrale übertrugen. Dort buchte die Finance-Abteilung die Zeiten manuell über Kostenstellenrechnungen auf die jeweiligen Projekte. Ein langwieriger Prozess, der sich dank SAP Business ByDesign entscheidend agiler und darüber hinaus flexibel gestalten ließ. Von dieser Flexibilität profitieren auch die Projektleiter. Sie greifen über ihre Laptops in der SAP ERP Cloud auf tagesaktuelle Projektverläufe, Kundenaufträge, Ressourcen und Projektpläne zu und sind sogar in der Lage, Bestellungen beim Kunden vor Ort umgehend mobil aufzugeben.

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Tagesgenaue Reportings jederzeit möglich

Nicht nur der Außendienst nutzt die Vorteile der neuen integrierten Cloud ERP Landschaft. In der Buchhaltung ist die Zeitersparnis mit dem Einsatz von SAP Business ByDesign enorm. Aufgrund der Tatsache, dass jeder Mitarbeiter seine Zeiten sofort auf das zugehörige Projekt bucht, kann die Finance-Abteilung der NC GROUP nun bei Bedarf tagesaktuelle Auswertungen erstellen. Und sogar der Monatsabschluss liegt in der Regel für den gesamten Firmenverbund deutlich schneller vor. „Das hat früher auch gerne einmal zwei bis drei Monate in Anspruch genommen“, erklärt Steffen Schewe.

Nun bestimmen wir, wie schnell wir eine Auswertung oder einen Abschluss benötigen. Das können wir ganz flexibel handhaben. Eine äußerst komfortable Sache.

Komfortabel für die NC GROUP ist auch die Tatsache, dass sie SAP Business ByDesign bis auf eine Besonderheit komplett im Standard nutzt. Da die NC PLAN Funknetze aufbaut, müssen die Bauleistungen auch nach VOB (Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen) oder HOAI (Honorarordnung für Architekten und Ingenieure) abgerechnet werden. In SAP Business ByDesign lassen sich Anzahlungs-, Teil- und Schlussrechnungen erstellen, aber nicht in der Form und Vollständigkeit, wie es das Baurecht erfordert. „Da für uns von Anfang an klar war, dass wir den SAP-Standard nutzen und unsere Prozesse weitgehend daran anpassen wollen, haben wir auf Zusatzprogrammierungen in SAP Business ByDesign bewusst verzichtet“, schildert Steffen Schewe. Die Lösung: Die NC GROUP bildet diese besondere Rechnungslegung kurzerhand mit einer gesonderten Anlage über eine Excel-Tabelle ab.

So ergänzen wir ohne großen Aufwand den SAP-Standard und haben für unsere Kunden als auch uns einen effizienten Weg gefunden.

Change Management, Kapazitäten und Kommunikation

Mit der Einführung von SAP Business ByDesign hat die NC GROUP Neuland betreten und Erfolgsgeschichte geschrieben. Dies lag vor allen Dingen an der Veränderungsbereitschaft der Mitarbeiter, sich von ihren gewohnten Prozessabläufen zu verabschieden und ihre Arbeit künftig an den Möglichkeiten der Standardprozesse in SAP Business ByDesign auszurichteten. Erfolgsentscheidend war die Einsicht seitens der NC GROUP, dass für ein solches Veränderungsprojekt Kapazitäten sowie die umfassende SAP-Expertise des Einführungspartners all4cloud, einer 100%igen Cloud-Company aus Viernheim bereitgestellt werden müssen. Dabei hatte das Projektteam der NC GROUP zu Beginn des Projektes einige Hürden zu meistern. „Wir unterschätzten den Umfang des komplexen Projektes anfänglich und mussten lernen, dass eine solche Systemeinführung mit tiefgreifenden Veränderungen verbunden ist“, resümiert Steffen Schewe.

Uns wurde klar, dass wir das Projekt nur stemmen können, wenn unsere Mitarbeiter diesen Wandel von Anfang an überzeugt begleiten und wir die dafür notwendigen Kapazitäten realistisch einschätzen.

Dieses Bewusstsein hat die NC GROUP auf ihrem Weg der ERP-Digitalisierung verinnerlicht und gemeinsam mit all4cloud das Einführungsprojekt schrittweise erfolgreich umgesetzt. „Dabei konnten wir zu jedem Zeitpunkt auf die kompetenten, systematisch vorgehenden SAP-Berater von all4cloud vertrauen“, so Steffen Schewe weiter.

  • Wir nutzen den care4cloud Service sehr rege. Regelmäßig haben unsere Mitarbeiter Anliegen, für die wir zeitnah eine Lösung brauchen. Mit care4cloud haben wir durch die technische Systemanbindung und den daraus resultierenden schnellen Reaktionszeiten sowie der hohen Qualität der Antworten und Lösungsvorschläge ausgesprochen gute Erfahrungen gemacht.

    Steffen Schewe
    Steffen Schewe Kaufmännischer Leiter & SAP-Administrator, NC GROUP

On Top: Professioneller Service-Desk

Flankierend hat sich die NC GROUP entschieden, mit care4cloud einen zusätzlichen Cloud Service aus dem Hause all4cloud zu nutzen. Dabei handelt es sich um ein speziell konzipiertes Service-Paket im Rahmen dessen der Firmenverbund sein komplettes Support-Management in die Hände der Cloudspezialisten aus Viernheim legt. Sämtliche ERP-Anfragen bearbeiten die all4cloud-Servicekräfte umgehend über das integrierte Ticketsystem. So stellt all4cloud ein professionelles und effektives Fehler-, Aufgaben- und Qualitätsmanagement sicher. „Wir nutzen den care4cloud Service sehr rege. Regelmäßig haben unsere Mitarbeiter Anliegen, für die wir zeitnah eine Lösung brauchen. Mit care4cloud haben wir durch die technische Systemanbindung und den daraus resultierenden schnellen Reaktionszeiten sowie der hohen Qualität der Antworten und Lösungsvorschläge ausgesprochen gute Erfahrungen gemacht“, bewertet Steffen Schewe das Service-Konzept.

Transparenter Belegfluss und gruppenweite Standards

Insgesamt schafft die SAP ERP Cloud Lösung Transparenz im Belegfluss im gesamten Firmenverbund. Vorgänge lassen sich nun von der Opportunity, der Angebotserstellung, dem Auftrag über die Projektabwicklung bis hin zur Abrechnung übersichtlich einsehen. „Wir können unseren kompletten Belegfluss wie einen roten Faden im ERP-System verfolgen – anhand der grafischen Darstellung findet sich jeder leicht zurecht“, beschreibt dies Steffen Schewe. Zudem zeichnet sich SAP Business ByDesign durch einen hohen Informationsgehalt aus. Sämtliche Prozesse sind schlank und anwenderfreundlich. Alle erforderlichen Daten stehen auf diese Weise umgehend zur Verfügung und lassen sich je nach Anforderung aufbereiten.

Von besonderem Mehrwert ist für den Kaufmännischen Leiter der NC GROUP die nahtlose Verbindung von SAP Business ByDesign mit Microsoft Excel. Ein Add-In machts möglich:

Wir bauen mit dieser einfachen Kombination Excel-Tabellen auf, die wir jederzeit in der Cloud Umgebung aktualisieren können. Das verschafft uns insbesondere beim Projekt- und Unternehmenscontrolling große Vorteile,

so Steffen Schewe weiter.

Ein weiterer Meilenstein des Projektes: Die Etablierung gruppenweit einheitlicher Standards im Berichtswesen, und das, obwohl die einzelnen Unternehmen im Verbund der NC GROUP durchaus unterschiedlich ausgerichtet sind. Mit SAP Business ByDesign liegen nun mehr und mehr aussagekräftige, standardisierte Finanz- und Projektdaten aller Gesellschaften vor, die sich in Echtzeit schnell und flexibel auswerten lassen – bei Bedarf sowohl konsolidiert über die gesamte Firmengruppe hinweg als auch regional für einzelne Firmen oder Niederlassungen.

SAP Bsuiness ByDesign Kundenlogo NC Group all4cloud

Die Mitarbeiter der Unternehmen der NC Group sind europaweit im Auftrag ihrer Kunden unterwegs. Sie messen, optimieren, steuern, planen & errichten Mobilfunknetze. Zu Ihren Kunden gehrören Netzbetreiber , Planungsbüros, öffentliche Auftraggeber, Objekteigentümer und Behörden. Mit SAP Business ByDesign nutzt die Firmengruppe nun eine ERP-Lösung aus der Cloud. Das bedeutet: standardisierte Abläufe in der Buchhaltung, schnellere Projektabwicklung & ein optimiertes Personalmanagement. Grundlagen die sicherstellen, dass die NC Group auch künftig profitabel weiterwachsen kann.