Jan 01
alles unter kontrolle in der cloud

Schwarz Tech setzt für smarte Instandhaltung auf die Cloud

Schwarz Tech nutzt für Instandhaltung eine ERP-Cloud-Lösung

Cloud oder nicht-Cloud für die Instandhaltung? Die Entscheidung war schnell gefallen …Als es bei dem schwäbischen Mittelständler Schwarz Tech darum ging, die Instandhaltung besser zu steuern und transparenter zu machen, war sehr schnell klar, dass die Cloud-Instandhaltungslösung eam4cloud, ein Add-on für SAP Business ByDesign, die richtige ist. Denn Schwarz Tech bringt bereits mit SAP Business ByDesign seine drei sehr unterschiedlichen Geschäftsfelder unter einen Hut. SAP Business ByDesign vereint die Prozesse für den Bereich Produktion selbstklebender Folien, für Facility Management sowie für IT-Dienstleistungen. Und mit eam4cloud lassen sich die Instandhaltungsprozesse nahtlos in SAP Business ByDesign integrieren. eam4cloud ist eine SAP-Add-on-Lösung der Cloud-Company all4cloud.

Die Schwarz Group ist ein inhabergeführtes Unternehmen mit Sitz in Binsdorf im Zollernalbkreis und wurde 1985 gegründet. Die drei Unternehmensbereiche, in denen Schwarz Tech heute tätig ist, sind äußerst unterschiedlich: Schwarz produziert Selbstklebefolien. Dies umfasst Prozesse rund um Produktion, Einkauf, Finanzen, Marketing und Vertrieb. Im Geschäftsbereich Gewerbepark Binsdorf geht es um Vermietungen, Nebenkostenabrechnungen, Bauprojekte und deren Instandhaltung. Dazu gehört auch ein großes Solarkraftwerk ein 8.000 Quadratmetern Kollektorfläche. Der dritte Bereich des Unternehmens sind IT-Dienstleistungen: Mit Hilfe von SAP Business ByDesign werden Beratungsprojekte von der Konzeption bis hin zur Abrechnung geplant und umgesetzt. Schwarz Tech konnte außerdem mit SAP Business ByDesign die komplette Finanzbuchhaltung übernehmen und die Zahlungsabwicklung zu 90 Prozent automatisieren.

Schlanke Lösung war die richtige

Die Entscheidung für SAP Business ByDesign war naheliegend, weil Schwarz Tech schon viele Jahre SAP ERP Central Component (ECC) 6.0 nutzte. Als Schwarz Tech seinen Geschäftsbereich Profilbeschichtungen still legte, war eine schlankere und kleinere Lösung gefragt. Diese sollte die Prozesse aller drei Bereiche abbilden und zwar in einer einzigen Lösung. Wichtig war dem Unternehmen auch, die Prozesse weitgehend zu automatisieren, um den Verwaltungsaufwand weiter zurückzufahren. Bedenken wegen der Sicherheit in der Cloud hatte Schwarz nicht – im Gegenteil.

Geschäftsführer Wolfgang Schwarz: „SAP kann das Hosting sicherer betreiben als wir in Eigenregie.“

Die Instandhaltung bei Schwarz Tech liegt komplett in den Händen externer Dienstleister. Ein Bauleiter plant und koordiniert sowohl die reaktive und die wiederkehrende Instandhaltung als auch Sanierungs-, Neubau- und Umbauprojekte. Ein kleinerer Teil der Instandhaltungsprozesse war bereits in die ERP-Cloud-Lösung integriert, beispielsweise Bau- und Sanierungsprojekte und Mängelrügen im Zusammenhang mit dem Gewerbepark. Wartungsverträge aber nur sehr „rudimentär“, so dass sie auch kaum nachverfolgt werden konnten. Es gab noch einiges mehr, womit Wolfgang Schwarz nicht zufrieden war:

„Wir brauchten mehr Rechtssicherheit. Im Krisenfall reicht es eben doch nicht ganz aus, über den Mietvertrag alle Pflichten an den Mieter zu übertragen. Wir müssen ein Stück weit nachhalten, ob Mieter ihren Pflichten nachkommen.“

Auch galt das Monitoring des eigenen Solarkraftwerks als nicht optimal. Darüber hinaus fehlte die Übersicht über die kaufmännischen Prozesse in der Instandhaltung: Unklar war beispielsweise, ob alle Wartungen auch wie geplant umgesetzt wurden, ob dies rechtzeitig geschah und ob alle Leistungen fakturiert wurden. Nicht optimal war auch der Einkauf in der Instandhaltung. Auch hier waren die Informationen nicht auf einen Blick verfügbar, wenn sie gebraucht wurden, etwa, was bei wem einzukaufen war. Weil die nötigen Daten nicht vollständig greifbar waren, gab es auch keine Möglichkeiten, Aufwand und Kosten im Einkauf zu senken.

Wolfgang Schwarz entschied, auch Cloud-ERP-Instandhaltungsprozesse in der Instandhaltung zu installieren. Weil das Unternehmen mit SAP Business ByDesign so zufrieden war, fiel die Wahl auf die SAP-Add-on-Lösung eam4cloud, die sich nahtlos einbinden lässt und spezielle Workcenter für die Instandhaltung bereit hält – mit Funktionen von der Abwicklung über die Erfassung der Störmeldungen bis hin zur Verwaltung von Instandhaltungsarbeiten.

Instandhaltung gut planen ist möglich

Mit eam4cloud sind jetzt alle Unternehmensdaten bei Schwarz Tech in einem einzigen System vereint, auch die der Instandhaltung. Schwarz Tech erhält die Lebenszyklusdaten für Instandhaltungsobjekte, die Informationen zu Störursachen und relevante Daten für das Rechnungswesen auf einen Blick. Die gesamte Verwaltung der Instandhaltung kann Wolfgang Schwarz auf unkomplizierte Weise steuern:

„Das reicht von den vorgeschriebenen Wartungen über mögliche Störungen etwa durch Hagel bis hin zu notwendigen Reparaturen.“

Wolfgang Schwarz ergänzt, dass eine nicht-integrierte Instandhaltungslösung für das Unternehmen sinnlos gewesen wäre: Nur, wenn alle Daten in einem System vereint sind, lassen sich aussagekräftige Auswertungen vornehmen und die Prozesse nachvollziehen. Wolfgang Schwarz fasst zusammen:

„Heute planen wir die Instandhaltung detailliert und profitieren dabei sehr von der guten Verfügbarkeit der Daten. Wir haben stets den Überblick.“

Besser einkaufen

Geschäftsführer Schwarz bringt die Vorteile der Cloud-Instandhaltungslösung auf den Punkt: „Mit den Instandhaltungsprozessen in SAP Business ByDesign können wir uns nun versichern, dass Wartungsarbeiten, Inspektionen und Reparaturen auch turnusgemäß oder nach Bedarf stattfinden. Wenn nicht, können wir sofort reagieren und nach einer Lösung suchen.“

Weil mit eam4cloud eine vorbeugende Instandhaltung möglich wird, lassen sich Schäden entweder gering halten, oder sogar ganz verhindern und in jedem Fall weit effizienter abwickeln als davor. Auch der Einkauf in der Instandhaltung ist seit der Einführung von eam4cloud viel effizienter geworden, berichtet Schwarz:

„Weil alle Daten im Überblick zur Verfügung stehen, lässt sich leicht feststellen, wo sich Synergieeffekte erzielen lassen und Einkäufe lassen sich besser miteinander abstimmen.“

 

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Detlef Aden

Technik ist meine Leidenschaft. Mein Fokus liegt auf der intelligenten Verknüpfung von Prozessen und Technologie. Ich bin Ihr Ansprechpartner für Enterprise Asset Management und technischen Service.