Jul 11
Umsatzwachstum für STF in der Cloud

STF verlegt Geschäftsprozesse in die Cloud

STF Gruppe verlegt mit SAP Business ByDesign ihre Geschäftsprozesse und Projektmanagement in die Cloud

Was soll es sein: Ein ausgefeiltes Projektmanagementsystem oder eine komplett neue ERP-Lösung? Vor dieser Entscheidung stand die STF-Gruppe, ein Ingenieurdienstleister mit Sitz im westfälischen Dülmen und neun Standorten in ganz Deutschland. Das Unternehmen war stark gewachsen. Die vorhandenen Systeme platzten „aus den Nähten“, waren fehleranfällig und intransparent. STF entschied sich schließlich für ein komplettes ERP-System und zwar aus der Cloud: Seit April 2015 sorgt das Cloud ERP-System SAP Business ByDesign aus der Wolke für Transparenz in der ganzen Unternehmensgruppe und beschleunigt die Prozesse. Zuständig für Einführung, Weiterentwicklung und Wartung ist das SAP-Beratungsunternehmen all4cloud.

Die 1997 gegründete STF-Unternehmensgruppe bietet Ingenieurdienstleistungen aus den Bereichen Telekommunikation, IT, technische Gebäudeausstattung, Energie- und Ressourceneffizienz sowie Recruiting an. Zu den Kunden zählen Industrieunternehmen, Telekommunikationsunternehmen, Energieunternehmen und -versorger. Die STF-Gruppe umfasst die drei Gesellschaften STF Tele Consult, STF Energy sowie STF Placement und ist an neun Standorten in ganz Deutschland präsent.

Starkes Wachstum machte neue Software erforderlich

Seit 2008 wuchs die STF-Gruppe sehr stark von 20 auf 140 Mitarbeiter, so dass die bisherigen Systeme sich nicht mehr halten ließen. Die Software für Finanzbuchhaltung war überlastet, Excel und Word für Projektmanagement und Controlling waren aufwändig, fehleranfällig und zu wenig integriert. Informationsdefizite waren die Folge.

Das Wissen steckte überwiegend in den Köpfen,

berichtet Gerrit Essmann, Projektleiter und Leiter IT Consulting bei STF.
Beim Thema Projektmanagement gab es keine systemseitige Unterstützung und die Einkaufprozesse waren nicht integriert.

Vielfältige Anforderungen

Das waren die inhaltlichen Anforderungen der STF-Gruppe: Neue Software für Finanzbuchhaltung, Controlling, Projektmanagement und CRM, bessere Werkzeuge für Vertrieb und Projektleitung, verlässliche Datenquellen fürs Controlling, geringerer Aufwand für Administration. Offen war zunächst, ob es ein integriertes Gesamtsystem werden sollte oder auch Einzelsysteme mit Schnittstellen. Zu klären war außerdem die Frage, inwieweit beim Thema Projektmanagement sehr spezielle Funktionen nötig sein würden oder ob auf diese – zugunsten eines integrierten Gesamtsystems – verzichtet werden könnte. Bei dieser Themenvielfalt zeichnete sich schnell ab, dass ein komplett neues ERP-System sich wohl am besten eignen würde, allen Anforderungen gerecht zu werden.

STF und all4cloud begegneten sich auf einem der Praxistage des auf SAP Business ByDesign spezialisierten SAP-Beratungsunternehmens. Dort gab es direkte Gespräche, erinnert sich Ulrich Hoffmann, Beratungsleiter bei all4cloud. Anschließend ging es sehr schnell. STF sah sich in seiner Präferenz für ein komplett neues ERP-System bestätigt. Und nach den Gesprächen mit all4cloud war auch klar, dass SAP Business ByDesign alle Anforderungen am besten unter einen Hut bringen würde – bei insgesamt neun Standorten in ganz Deutschland mit jeweils eigener Arbeitsweise bot sich die übers Internet zugängliche Mietsoftware geradezu an.

Welche Vorteile eines kompletten ERP-Systems gaben den Ausschlag für die Entscheidung? Ein integriertes Cloud ERP-System würde eine konsistente Datenwelt bieten, es gibt nur einen Anbieter mit einem Lizenzvertrag für alle Nutzergruppen. Eventueller Ärger mit Schnittstellen sollte sich in engen Grenzen halten und der Aufwand für die Einführung sollte beherrschbar sein. Dass bei der auf SAP-Servern laufenden Mietsoftware Wartung und Weiterentwicklung nicht selbst erledigt werden müssen, kam ebenfalls sehr gut an.

Reibungslose Einführung

Die Implementierung ab Januar 2015 verlief glatt und mit drei Monaten in kürzester Zeit. Eine besondere Herausforderung war es, die über alle Standorte verteilten Key User und User frühzeitig mitzunehmen, berichtet Ulrich Hoffmann, denn deren Arbeitsweise änderte sich durch das neue ERP-System komplett. In einem zweitägigen Workshop in der STF-Zentrale in Dülmen wurden alle Beteiligte mit SAP Business ByDesign vertraut gemacht. Anschließend hielt Gerrit Essmann mehrere Websessions zur Vertiefung – hier konnten Anwender ihre Fragen loswerden.

Alles blieb in time und in budget und hat auf den Punkt gepasst,

fasst Hoffmann zusammen.

Ein Musterprojekt

Das Projekt hat alle Beteiligten weitergebracht, sagen die Projektleiter übereinstimmend. Die Zusammenarbeit war intensiv, ebenso die Diskussionen.
Essmann:

Es war Teamplay ohne Allüren, das trifft es am besten.

Und Hoffmann erinnert sich, dass die Zusammenarbeit Spaß gemacht hat:

Dies war ein richtiges Musterprojekt. Die Geschäftsführung war in der Projektarbeit maßgeblich involviert und hat sich stark eingebracht.

Konsistent und transparent

Heute ist die systemseitige Abbildung der Leistungserbringungsprozesse der STF-Gruppe über die neun Standorte hinweg einheitlich und transparent. Tätigkeiten wie Abrechnungen profitieren von einer verlässlichen Datengrundlage, die Kostenrechnung ist transparent, die Funktionalitäten sind auch für das komplexe Projektmanagement bei STF angemessen, Einkauf und Projektmanagement sind jetzt verbunden. Ungewohnt war am Anfang, dass es beim Umgang mit dem Cloud ERP-System eine gewisse Disziplin erfordert, die Daten über Prozesse hinweg konsistent zu halten:

Schnell mal etwas passend machen, geht nicht mehr,

sagt Essmann. Dafür biete SAP Business ByDesign nun vielversprechende Reporting-Möglichkeiten. Das Fazit der STF:

Die Entscheidung war in unserer Situation richtig. Die Erwartungen der Stakeholder wurden erfüllt, der Umstellungsaufwand war überschaubar, und wir haben nun eine solide Grundlage für unser weiteres Unternehmenswachstum.

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Henrik Hausen

Mit über 20 jahren ERP-Erfahrungen mit Leib und Seele Unternehmensprozessen und deren Optimierung verschrieben. Ich bin überzeugt: Der Weg in die Cloud ist der einzige mit Zukunft.